Moderne Verwaltung

Moderne Verwaltung

Prozesse und Methoden optimieren

  • Kompass mit dem Aufdruck Perspektive (Quelle: Butch, Fotolia)

Was kostet die Erstellung eines Steuerbescheids? Wieviel gibt das Land für Bildung aus? Wie entwickelt sich die Aufklärungsquote bei Diebstahldelikten über die Jahre?

Die modernen Steuerungsinstrumente ermöglichen, diese oder ähnliche Fragen zu beantworten und die in der Landesverwaltung verursachten Kosten und die bereitgestellten Leistungen transparent zu machen. Begleitet wird dies von einem zielorientierten Führungsstil und der damit verbundenen Transparenz über die Ziele der Landesverwaltung. Dies wird u.a. erreicht durch Zielvereinbarungen, zahlreiche Führungsinformationssysteme, ein einheitliches Haushaltsmanagementverfahren für die gesamte Landesverwaltung und eine flächendeckende Kosten- und Leistungsrechnung.

Das Fördercontrolling ist ein konkreter Anwendungsbereich mit Blick auf die Förderprogramme des Landes. Im Land Baden-Württemberg gibt es über 200 Förderprogramme. Die über den Landeshaushalt abgewickelten Fördermittel- bzw. Transferausgaben belaufen sich auf rund 5 Milliarden Euro.

Diese Transparenz führt zu einer veränderten Verwaltungskultur. Denn Politik und Verwaltungsleitung erhalten steuerungsrelevante Informationen und können konkrete Kosten- und Qualitätsziele definieren. Kurz gesagt: Die Instrumente helfen, die in der Regel knappen Ressourcen zielgerichteter einzusetzen.

Landescontrolling

  • Das Landescontrolling unterstützt die Landesregierung und die Ministerien in ihrem Streben nach einer modernen, qualitätsvollen und wirtschaftlichen Verwaltung. Es setzt einheitliche Standards, betreibt Qualitätssicherung und bietet geeignete Foren für den Erfahrungsaustausch zu allen Themen der Verwaltungsmodernisierung. Der Einsatz zeitgemäßer Steuerungsinstrumente wie Zielvereinbarungen und Leistungsvergleiche, flankiert durch Führungsinformationssysteme und eine Kosten- und Leistungsrechnung, wird im Einvernehmen mit den Ministerien vorangetrieben.

Evaluation und Monitoring von Förderprogrammen

  • Im Land Baden-Württemberg gibt es über 200 Förderprogramme.
    Die über den Landeshaushalt abgewickelten Fördermittel- bzw. Transferausgaben belaufen sich auf rund 5 Milliarden Euro. Dieses Volumen erstreckt sich auf die Beträge, die - unabhängig von ihrer Herkunft - über den Landeshaushalt oder über andere Haushalte (z. B. EU und Bund) für Förderungen im Land bereitgestellt wurden. Das 2005 in Baden-Württemberg eingeführte Fördercontrolling bietet ein Monitoring mit landeseinheitlichen Kennzahlen für alle Förderprogramme und weiteren, förderprogrammspezifischen Kennzahlen. Das landesweite Fördercontrolling richtet seinen Fokus auf die unter wirtschaftlichen Aspekten erforderlichen ressortübergreifenden Standards (z.B. im Hinblick auf die IT-technische Abbildung von Förderprogrammen in der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Im Rahmen des Führungsinformationssystems zu den Förderungen des Landes (Förder-FIS) können Auswertungen und Analysen zu den Fördermitteln und Kosten der einzelnen Förderprogrammen aufgerufen werden.

    Ein weiterer Schwerpunkt des Fördercontrollings wird die wirkungsorientierte Betrachtung von Förderungen. Förderprogramme werden mit Hilfe von Evaluierungen hinsichtlich ihrer Wirkung, Effizienz und deren Nutzen auf Basis empirisch gewonnener Daten untersucht.

Die Instrumente

Führungsinformationssysteme

  • Zur Darstellung steuerungsrelevanter Fachinformationen in Verbindung mit Haushalts- und Kostendaten werden in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachbereichen Führungsinformationssysteme (FIS) entwickelt. Die FISe stellen den Führungskräften die aktuellen und entscheidungsrelevanten Daten visuell zur Verfügung.

    Auch die Abgeordneten des Landtags von Baden-Württemberg können bei ihrer Arbeit auf ein, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes, Abgeordneteninformationssystem (AIS) zurückgreifen. Dieses bietet über das Intranet des Landtags oder auch aus dem Wahlkreisbüro die sofortige Übersicht z.B. über den Staatshaushaltsplan, die Landeshaushaltsrechnung und die Verschuldung des Landes. Das bundesweit einmalige AIS wurde im Jahr 2009 mit einem Preis im Computerworld Honors Program ausgezeichnet.

    Für die Bürger wird eine intuitiv bedienbare Internetdarstellung des Staatshaushaltsplans zur Verfügung gestellt.

    Alle FISe sind auf einer einheitlichen technischen Plattform abgebildet; dies reduziert den Betreuungsaufwand und sichert die Einheitlichkeit der Datengrundlage, die für die tägliche Arbeit unerlässlich ist. Die vorgehaltenen Fachdaten sind durch ein detailliertes Berechtigungssystem geschützt.

Haushaltsmanagementsystem (kameral)

  • Mit dem integrierten, automatisierten Haushaltsmanagementsystem (HMS) verfügt die Landesverwaltung über ein einheitliches Verfahren, in dem alle Geschäftsprozesse der Haushaltsplanung der Mittelbewirtschaftung bis hin zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs und der Landeshaushaltsrechnung durchgängig abgewickelt werden. Es unterstützt rund 5.000 Anwender von der Aufstellung bis zum Vollzug aller Einzelpläne der Landesverwaltung.

    Die Vorteile dieses integrierten und automatisierten Systems sind zum Beispiel:

    • Mehrfacherfassung und redundante Datenhaltung entfallen
    • durchgängiger Datenfluss aus den Fachvorverfahren über den Haushaltsvollzug bis ins Kassensystem vermeidet Fehler und beschleunigt die Abläufe, insbesondere die Zahlungsvorgänge
    • umfassende Auswertungsmöglichkeiten für Steuerungszwecke, auch im Zusammenspiel mit anderen SAP-Modulen

Kosten- und Leistungsrechnung

  • Die Landesverwaltung von Baden-Württemberg verfügt über eine flächendeckende Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Der Ressourceneinsatz für die Leistungen (Produkte) der Verwaltung wird damit quantitativ dargestellt und transparent gemacht.

    Um einen vollständigen Überblick über die Kostenstruktur zu ermöglichen, wurden eine Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung eingeführt. Im Sinne einer ergebnisorientierten Steuerung ist die Kostenträgerrechnung zentrales Element der KLR. Im Zusammenspiel mit nichtmonetären Kennzahlen (Mengen-, Qualitäts- und Wirkungsaspekte) bildet die Kostenträgerrechnung auch die Grundlage für ein umfassendes Controlling. Die verursachungsgerechte Zuordnung der Kosten für Verwaltungsleistungen macht Ressourceneinsatz und Leistungsströme transparent. Dies unterstützt interne und externe Leistungsvergleiche mit dem Ziel, die Effektivität und Effizienz in der Verwaltung nachhaltig zu steigern sowie Preis- und Gebührenkalkulationen.

Landes- und Hochschulmaster (doppisch)

  • Für die kaufmännisch buchenden Landeseinrichtungen, Hochschulen und Universitäten wird ein sogenannter  Landes- bzw. Hochschulmaster zur Verfügung gestellt. Dieses landesweite Rechnungswesensystem zeichnet sich durch die flexible Anbindung verschiedener Module (z.B. Finanzbuchhaltung, Controlling und Materialwirtschaft, Internetein- und -verkauf) bei gleichzeitig hoher Standardisierung der Geschäftsprozesse aus. Es erleichtert, einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage der Landeseinrichtungen zu bekommen.

    Den Landeseinrichtungen steht damit ein modernes und flexibles Rechnungswesensystem zur Verfügung, welches ein wirtschaftliches Verwaltungshandeln unterstützt. Gleichzeitig ermöglicht die einheitliche Plattform eine effiziente Anwendungsbetreuung und reduziert den Aufwand für den laufenden Betrieb.

Zielorientierte Steuerung

  • Das Steuern über Ziele ist ein etabliertes landesweites Führungsinstrument. Dies ermöglicht eine ergebnisorientierte Steuerung und führt zu einer stärkeren Orientierung der Verwaltung an den strategischen Zielen der Landesregierung. Die Durchführung der Zielvereinbarungen erfolgt sowohl innerhalb der Ministerien als auch mit dem nachgeordneten Bereich. Den Zielen liegt teilweise eine Balanced Scorecard (BSC) zugrunde wie z.B. in der Polizeiverwaltung.

    Der Bereich Landescontrolling legt einheitliche Standards fest, wie z.B. die Ausprägung der BSC in fünf Bereiche: Leistungsauftrag, Prozesse, Finanzen, Mitarbeiter und Kunden. Darüber hinaus leistet er technische und methodische Unterstützung bei deren Einführung.

    Um einen einheitlichen Ablauf zu gewährleisten und die Abstimmung zwischen den Zielvereinbarungspartnern zu erleichtern, wird ein SAP-basiertes Zielvereinbarungs-Tool zur Verfügung gestellt. Dieses ermöglicht auch die Dokumentation der Vereinbarungen und eine regelmäßige Überprüfung der Zielerreichung (Zielvereinbarungsmonitoring).


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