Bewerbungen per Email an: karriere@fm.bwl.de
Assistenz (w/m/d) im Büro der Abteilungsleitung 2
Das sind Ihre neuen Aufgaben
- Organisation des Abteilungsbüros,
- Organisation und Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen,
- Planung, Koordination und Überwachung von Terminen und Besucherempfang,
- Erstellen von Schreiben, Anfertigen von Terminmappen, Führen von Tabellen und Statistiken,
- Korrekturlesen und Versand von Schriftstücken,
- Ablage und Verwaltung von Dokumenten und insbesondere Koordination aller E-Aktenvorgänge in der Abteilung,
- Mitwirkung bei Organisationsangelegenheiten,
- Zusammenführung abteilungsinterner Abfragen,
- selbstständiges Erstellen von Übersichten und Grafiken,
- Bearbeitung von PDF-Dateien, insbesondere im Umgang mit der Barrierefreiheit,
- Sekretariatsaufgaben mit allen in einem Sekretariat anfallenden büroorganisatorischen Tätigkeiten.
Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.
Das bringen Sie mit
- Erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung der Fachrichtung Verwaltung oder vergleichbare verwaltungsnahe Qualifikation (z.B. als Fachangestellte bzw. Fachangestellter (w/m/d) für Bürokommunikation, Kauffrau bzw. -mann (w/m/d) für Büromanagement oder Personal (IHK), Rechtsanwaltsfachangestellte bzw. Rechtsanwaltsfachangestellter (w/m/d)),
- Kenntnisse im Sekretariatsbereich,
- ein freundliches und sicheres Auftreten,
- eine sehr selbstständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Belastbarkeit, Engagement, Organisationstalent, zeitliche Flexibilität, Vertrauenswürdigkeit und loyales Verhalten,
- eine stilsichere schriftliche und mündliche Ausdrucksweise,
- Erfahrung mit selbstständigem Arbeiten in den genannten Aufgabenfeldern,
- einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoftprodukten, insbesondere im Bereich der Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sowie gute Schreibfertigkeiten.
Das erwartet Sie bei uns
- Ein gutes, kollegiales Team,
- eine zukunftssichere, vielfältige und interessante Tätigkeit, die dem Gemeinwohl dient,
- selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten,
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot,
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote,
- Verpflegungsmöglichkeit in der Betriebskantine,
- nachhaltige Mobilität mit dem JobTicket BW (z.B. Deutschlandticket) und JobBike BW,
- Heiligabend und Silvester dienstfrei, 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche,
- Work-Life-Balance, familienfreundliche und flexible Arbeitszeitmodelle.
Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller tariflichen und persönlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe 5 TV-L, für die Dauer der Tätigkeit im Vorzimmer der Abteilungsleitung 2 erhalten Sie nach der Vorzimmer-Richtlinie des Ministeriums für Finanzen eine übertarifliche Vergütung nach Entgeltgruppe 7 TV-L.
Kontakt
Fragen zum Bewerbungsprozess
Herr Ulrich Wilhelm (Personalabteilung, stellvertretende Referatsleitung)*
Tel.: 0711 / 123-4256
Fachliche Fragen
Herr Andreas Brenner (Abteilungsleitung 2)
Tel.: 0711 / 123 4300
Ihre Bewerbung
Ihre schriftliche Bewerbung senden Sie uns bitte unter Angabe der Kennziffer FM12-0305.3-57/18 bis zum 2. Juni 2025 auf dem Dienstweg an Referat 12 bzw. per Mail an karriere@fm.bwl.de.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.
Weitere Informationen
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle, die grundsätzlich teilbar ist.
Im Interesse der beruflichen Gleichstellung sind Bewerbungen von Frauen besonders erwünscht.
Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden ausdrücklich begrüßt. Sie werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungsfrist: 02.06.2025