Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt jedoch noch nicht für alle Unternehmen sofort. Dafür gibt es Übergangsregelungen.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle betroffenen inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Bis dahin bleiben Papier- und PDF-Rechnungen in vielen Fällen weiterhin möglich.
Was gilt seit dem 1. Januar 2025?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Das bedeutet: Unternehmen müssen technisch in der Lage sein, eine E-Rechnung anzunehmen. Dafür kann in vielen Fällen ein normales E-Mail-Postfach ausreichen.
Wichtig ist: Die Pflicht zum Empfang gilt bereits. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen wird dagegen stufenweise eingeführt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten digitalen Format. Dadurch können die Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Sie kann zwar elektronisch versendet werden, ihre Inhalte lassen sich aber in der Regel nicht automatisch weiterverarbeiten.
E-Rechnungen müssen bestimmte technische Vorgaben erfüllen. Diese sind unter anderem in der europäischen Norm EN 16931 festgelegt.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.
Gemeint sind Fälle, in denen ein Unternehmen in Deutschland eine Leistung an ein anderes Unternehmen in Deutschland abrechnet.
Rechnungen an private Verbraucherinnen und Verbraucher sind nicht betroffen.
Für welche Fälle gilt die E-Rechnungspflicht nicht?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nicht für alle Rechnungen.
Nicht betroffen sind insbesondere:
- Rechnungen an private Endverbraucherinnen und Endverbraucher,
- Kleinbetragsrechnungen,
- Fahrausweise,
- bestimmte steuerfreie Umsätze, zum Beispiel steuerfreie Grundstücksvermietungen,
- steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmern,
- Umsätze zwischen inländischen und ausländischen Unternehmen.
In diesen Fällen können Unternehmen auch weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.
Übergangsregelungen: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben vorerst möglich
Die E-Rechnung wird schrittweise eingeführt. Deshalb dürfen Unternehmen während der Übergangszeit in vielen Fällen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen verwenden.
Die vollständige Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028 für alle betroffenen inländischen Unternehmen.
Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um ihre Abläufe, Buchhaltungsprogramme und internen Zuständigkeiten auf die E-Rechnung auszurichten.
Warum wurde die E-Rechnung eingeführt?
Die E-Rechnung soll Geschäftsprozesse vereinfachen und digitaler machen. Rechnungen können schneller verarbeitet, besser geprüft und leichter archiviert werden.
Grundlage für die Einführung ist das Wachstumschancengesetz. Deutschland folgt damit auch dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten, die elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr stärker zum Standard machen.
Was sollten Unternehmen jetzt tun?
Unternehmen sollten prüfen, ob sie E-Rechnungen zuverlässig empfangen und verarbeiten können.
Dazu gehört insbesondere:
- ein geeigneter Empfangsweg, zum Beispiel ein E-Mail-Postfach,
- eine Lösung zur Anzeige und Verarbeitung von E-Rechnungen,
- klare interne Abläufe für den Rechnungseingang,
- die Abstimmung mit der Buchhaltung oder dem Steuerbüro,
- die Prüfung, ab wann das eigene Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss.
Wer eine Buchhaltungssoftware nutzt, sollte prüfen, ob diese E-Rechnungen empfangen, lesen und verarbeiten kann.
Weitere Informationen
Das Bundesministerium der Finanzen stellt FAQ zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung bereit. Sie beantworten wichtige Fragen zu den geltenden Regelungen und Übergangsfristen.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Die E-Rechnungspflicht wird seit dem 1. Januar 2025 schrittweise eingeführt. Seit diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Ausstellen gilt nach Übergangsregelungen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2028 vollständig für alle betroffenen inländischen Unternehmen.
Nein. Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben deshalb in vielen Fällen vorerst möglich.
Nein. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im vorgeschriebenen Sinne. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, damit die Rechnungsdaten elektronisch verarbeitet werden können.
Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. In vielen Fällen reicht für den Empfang ein normales E-Mail-Postfach aus.
Sie gilt grundsätzlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Das betrifft Geschäftsbeziehungen, bei denen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sind.
Nein. Rechnungen an private Endverbraucherinnen und Endverbraucher sind nicht betroffen.
Nein. Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Nein. Fahrausweise sind ebenfalls nicht betroffen.
Nein. Für Umsätze zwischen inländischen und ausländischen Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
Ja. Während der Übergangszeit können Papier- und PDF-Rechnungen in vielen Fällen weiterhin verwendet werden. Für nicht betroffene Umsätze können sie auch darüber hinaus ausgestellt werden.
Die E-Rechnung soll Geschäftsprozesse digitaler und effizienter machen. Rechnungen können elektronisch übermittelt, verarbeitet und archiviert werden.
Weitere Informationen bietet das Bundesministerium der Finanzen in seinen FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung.
Hinweis: Diese Informationen geben einen allgemeinen Überblick. Bei besonderen Einzelfällen kann eine steuerliche Beratung sinnvoll sein.